Wat waren de belangrijkste prioriteiten in 2023
Verbetering financiele functie
Wat is bereikt?
Verbetering van de kaderstelling van diverse bedrijfsvoeringsonderwerpen;
Verbetering van de P&C-cyclus en P&C-producten, waardoor er beter overzicht en inzicht is met betrekking tot de financiën en er beter kan worden gestuurd op de effectiviteit van beleid;
Verbetering van de informatievoorziening door middel van het ontwikkelen van aangepaste financiële rapportages en dashboards voor de monitoring van kosten van externe inhuur;
Verbetering van het financiële kennisniveau in de organisatie, waardoor de organisatie beter in staat is om de financiële beheersing goed te organiseren en te sturen op de financiën;
Besluitvorming omtrent de clusterteams voor het financieel beheer, waardoor gestart kan worden met de inrichting van deze teams die dichtbij de vakafdelingen worden georganiseerd en verantwoordelijk zijn voor de registratie van financiële mutaties (basis op orde);
Robuuster maken van de organisatie door meer interne collega’s aan ons te binden met financiële kennis en vaardigheden, van strategie tot uitvoering.
Wat is gedaan?
De kaderstelling is verder aangescherpt door kaders vast te stellen of voor te bereiden voor:
de onderbouwing en vastlegging van prestatielevering, afstemming van deze kaders met de externe accountant en implementatie daarvan binnen de organisatie;
een aangepaste budgethouderregeling, waarin de mogelijkheid is opgenomen om verantwoordelijkheden lager in de organisatie te beleggen en sturing op budgetten dichterbij de inhoudelijk verantwoordelijke medewerkers wordt georganiseerd;
de aanpak van de rechtmatigheidsverantwoording.
De P&C-cyclus en P&C-producten zijn verder verbeterd door:
in de kadernota 2024 per programma een aantal eigen indicatoren op te nemen ten behoeve van het meten van de effectiviteit van beleid;
in de bestuursrapportages procesverbeteringen in de gegevensverwerking door te voeren en de opmaak volledig in lijn te brengen met de andere P&C-documenten.
De financiële informatievoorziening is verbeterd door:
Ontwikkeling van aangepaste financiële rapportages die rechtstreeks digitaal toegankelijk zijn voor budgethouders en budgetbeheerders;
Ontwikkeling van dashboards voor de monitoring van kosten van externe inhuur.
De financiële administratie is verder ontwikkeld door:
het verbeteren van (het gebruik van het) financiële systeem Key2Financiën door implementatie van een aanvraagmodule, het geautomatiseerd inlezen van begrotingswijzigingen, het uitvoeren van reguliere updates en nieuwe versies en het inrichten van een testproces en een controleproces na updates;
doorontwikkeling van contractmanagement in het zaaksysteem, waardoor het inkoop- en aanbestedingsproces en het beheer van meerjarige contracten is verbeterd;
besluitvorming omtrent clusterteams voor het financieel beheer, waardoor gestart kan worden met de inrichting van deze teams die dichtbij de vakafdelingen worden georganiseerd en verantwoordelijk zijn voor de registratie van financiële mutaties.
De kwaliteit van medewerkers in de financiële functie én de financiële kennis in de organisatie is verder verbeterd door inwerkprogramma’s voor nieuwe medewerkers, opleiding en training van financiële en niet-financiële medewerkers en het samen werken aan interne verbeterprojecten.
De organisatie is robuuster en toekomstbestendiger gemaakt door meer interne collega’s aan ons te binden met financiële kennis en vaardigheden, van strategie tot uitvoering.
Sturen op realisatie
Wat is bereikt?
Verbetering van de financiële informatievoorziening door middel van het ontwikkelen van aangepaste financiële rapportages die digitaal beschikbaar zijn.
Verbetering van het inzicht in personeelskosten door middel van het ontwikkelen van dashboards voor externe inhuur en een aanpak voor een monitor interne personeelskosten.
Verbetering van de financieel administratieve cyclus door het proefdraaien met een periodeafsluiting gericht op de juistheid, tijdigheid en volledigheid per periode.
Wat is gedaan?
Ontwikkeling van aangepaste financiële rapportages, waaronder voor budgetbewaking, die rechtstreeks digitaal toegankelijk zijn voor budgethouders en budgetbeheerders.
Ontwikkeling van dashboards voor de monitoring van kosten van externe inhuur.
Proef gedraaid met een vast proces voor periodeafsluiting van de financiële administratie gericht op de juistheid, tijdigheid en volledigheid per periode van exploitatie en investeringen.
Plan van aanpak opgesteld voor het doorlichten van de begroting, gericht op het stapsgewijs verbeteren, reëel ramen en interne sturing te verbeteren.
Het bouwen van een monitor op het gebied van personeelskosten is voorbereid; implementatie in 2024.
Digitaal en informatiegestuurd werken
Wat is bereikt?
De ambitie van het programma Slim snel en digitaal (voorheen Geheugen van Gouda) is het optimaliseren van de dienstverlening van de gemeente.
In 2023 zijn meer dan 50 processen digitaal gemaakt en ondergebracht in het zaaksysteem.
De invoering van de Wembv en de Woo lopen op schema. Voor beide wetten heeft een impactanalyse plaatsgevonden, is het ambitieniveau door het bestuur vastgesteld en is plan van aanpak opgeleverd. Samen met SAMH is er een e-depot aanbesteed.
De voorbereidende werkzaamheden voor de vervanging van het social intranet en het archiefwaardig inrichten van Sharepoint online hebben plaatsgevonden, wordt vervolgd in 2024.
Er is een data-team geformeerd, die aan de slag is gegaan met de kwaliteit en de ontsluiting van data in dashboards zoals het dashboard Financiën.
Wat is gedaan?
Het verder uitrollen van zaakgericht werken en uitfasering DMS Verseon.
Het plannen en invoeren van de Wet open overheid.
Het plannen en invoeren van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.
Het aanbesteden van het e-depot met SAMH.
Starten met pilot datagedreven werken bij een van de afdelingen in de organisatie.
Het inrichten van het archiefwaardige Sharepoint online is niet gedaan; Het project is door personele wisselingen en daarmee ontbreken van expertise later dan verwacht gestart. Daarnaast is besloten om eerder gestarte projecten eerst af te ronden (zoals Microsoft Teams voor telefonie en videovergaderen).
Het vervangen van het social intranet is niet gedaan; Het project is door personele wisselingen en daarmee ontbreken van expertise later dan verwacht gestart.
Strategische personeelsplanning
Wat is bereikt?
In 2023 is ter voorbereiding op de verdere implementatie van het SPP-instrument een DPIA doorlopen. Een DPIA is een instrument om vooraf de privacy risico's van een gegevensverwerking in kaart te brengen. Zodat de organisatie maatregelen kan nemen om deze risico's te verkleinen. De aanbevelingen uit de DPIA zijn verwerkt in het SPP instrument. Daarna is een instemmingsaanvraag bij de OR ingediend. We verwachten na instemming van de OR in 2024 het SPP-instrument organisatie breed uit te kunnen rollen, waardoor we nog meer kunnen inspelen op de toekomstige personeelsbehoefte.
Ondertussen zien we dat de organisatie groeit, robuuster wordt en aantrekkelijk is. We zijn goed in staat de juiste talenten aan te trekken en te behouden. De recruiters van gemeente Gouda weten 98% van de vacatures zelf in te vullen en de doorstroom is ten opzichte van andere gemeenten bovengemiddeld te noemen.
Wat is gedaan?
DPIA workshop met externe partij.
Aanbevelingen verwerkt in het instrument SPP.
Afstemming met OR ten aanzien van openstaande vragen.
Instemmingsaanvraag OR voorbereid en ingediend.
Afronden van de pilot op 3 afdelingen, aanpassen van het SPP instrument en opstarten van (minimaal) 6 andere afdelingen met dit instrument is niet gedaan. Deze activiteiten hebben allen niet plaats kunnen vinden, omdat instemming van de OR op de implementatie van het SPP instrument langer op zich liet wachten. 2023 is benut voor het doorlopen van een DPIA, afstemming met de privacy officers en intensieve afstemming met de OR om tot instemming te komen.
Gouden Waarden
Wat is bereikt?
Het doel is dat de in 2022 ontwikkelde missie en set aan Gouden waarden dagelijks doorleefd wordt op de werkvloer. En we zien dat de Gouden waarden steeds meer in het DNA van onze mensen zit. Ook nieuwe mensen komen de Gouden waarden overal tegen en herkennen dit. Dat is een mooie stap.
Dit referentiekader geeft elke keer richting aan het gedrag dat nodig is om ons dagelijkse werk te kunnen uitvoeren én vorm te geven aan de maatschappelijke opgaven waar we als gemeenten voor staan. Leiderschap is hierbij de hefboom door voorbeeld gedrag en begeleiden van het goede gesprek. Leidinggevenden en medewerkers zijn begeleid en ondersteund in hun verdere ontwikkeling.
Wat is gedaan?
Ontwikkelen en uitvoeren van leiderschaptraject en leiderschapsontwikkeling. Directie, leidinggevenden en senioren dragen de missie en gouden waarden actief uit en tonen voorbeeldgedrag.
Inzet team ontwikkeling: teamleden werken samen aan realiseren van ambities aan de hand van concrete doelstellingen aansluitend bij missie en gouden waarden.
Faciliteren in de ontwikkeling persoonlijk leiderschap individuele medewerkers.
Faciliteren bij het vertalen van de missie en kernwaarden naar ons dagelijkse werk (gedrag (hoe) en inhoud (wat)).
Inclusie en diversiteit
Wat is bereikt?
De doelstelling voor D&I in 2023 was het verder vergroten van de bewustwording rondom D&I. In dit kader zijn de trainingen onbewuste vooroordelen (algemeen) en onbewuste vooroordelen en leiderschap aangeboden. Ook in 2024 zal dat gebeuren. Het door ontwikkelen van inclusief werven heeft doorlopend aandacht en in 2023 heeft het accent gelegen bij het steeds inclusiever maken van de vacatureteksten. Dit geldt ook voor het inclusief communiceren. Teksten en documenten worden steeds meer beoordeeld op het B1 taalniveau en de bewustwording rondom inclusiever taalgebruik/communicatie wordt hiermee steeds groter. Het concreet meten van D&I en het goede D&I gesprek zijn activiteiten die in 2023 niet haalbaar zijn gebleken en staan nu op de planning voor 2024.
Wat is gedaan?
Vervolg inspiratiesessies; D&I cafe; storytelling door collega's (6x); Why van D&I op afdelingsniveau.
Training onbewuste vooroordelen (iedereen).
Training onbewuste vooroordelen en leiderschap (Leidinggevenden en senior medewerkers).
Doorontwikkelen inclusief werven (ook organisatiebreed).
Doorontwikkelen inclusief communiceren; Het goede D&I gesprek; hoe voer je een dialoog; meten van D&I neerzetten.
Passende inrichting
Wat is bereikt?
In 2023 is geïnvesteerd om de ambtelijke organisatie robuuster te maken. Over het algemeen zijn we als gemeente nog steeds in staat om de meeste vacatures in te vullen. Sinds 2021 is de organisatie dan ook met 32% gegroeid naar 670 fte eind 2023. Positief is ook dat vrijwel alle formatie vanuit het bestuursakkoord inmiddels is ingevuld, namelijk 91,5%. Het is formatie van vrijwel alle thema’s uit het bestuursakkoord. De bedrijfsvoering is ook meegegroeid met de groei van het primaire proces. De organisatie is robuuster gemaakt door het versterken van de financiele functie.
De inrichting van de organisatie is logischer ingericht door de overgang naar vier directies. Inrichting is hierdoor meer gericht op inhoud. Daarnaast is de organisatie aangepast door de komst van teamleiders in plaats van de coördinatoren. Teamleiders staan dichtbij de medewerkers en hebben straks leidinggevende bevoegdheden om hun rol goed in te vullen. Afdelingshoofden krijgen door deze wijziging meer ruimte om werkzaamheden uit te voeren waar zij nu vaak niet aan toe komen.
Verder zijn in 2023 de eerste stappen gezet in het professionaliseren van de inkoop via de Regionale Werkorganisatie Sociaal Domein (RWO). De RWO werkt voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas en is in ieder geval tot en met 2024 binnen Gouda georganiseerd.
Wat is gedaan?
Versterking van de organisatie door het aantrekken van nieuwe mensen. In 2023 zijn 106 nieuwe medewerkers gestart.
De overgang naar vier directies; organisatie inrichting logischer en gericht op inhoud.
Overgang van coördinatoren naar teamleiders.
Sturen op het terugbrengen van de externe inhuur. Analyse van de afdelingen waar veel of structureel wordt ingehuurd. Inrichten van dashboard om beter te kunnen sturen op inhuur.
Rechtmatigheid
Wat is bereikt?
Over 2023 is het college in staat om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven op basis van nieuwe kaders en de bevindingen van uitgevoerde verbijzonderde interne controles (VIC’s). Voor de verbijzonderde interne controles is in 2023 in overleg met de externe accountant een nieuwe aanpak ontwikkeld. De aanpak bestaat uit een stappenplan om per proces op de meest efficiënte manier de rechtmatigheid te onderzoeken. Verder zijn per proces de doelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen expliciet gemaakt. Daarmee is inzicht gecreëerd in de mogelijkheden om processen verder te verbeteren en de controlelast te verminderen.
Wat is gedaan?
Plan van Aanpak vastgesteld ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording 2023..
Workshops rechtmatigheid voor directie, college en auditcommissie georganiseerd.
Kaders uitgewerkt en vastgesteld (normenkader, verantwoordingsgrens, verordeningen).
Verbijzonderde interne controles uitgevoerd op 16 processen.
Doelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen uitgewerkt voor tien processen.