Individuele fouten en onduidelijkheden rechtmatigheid
De jaarrekening 2023 bevat voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording van het college. In de kadernota 2023 is door de commissie BBV uiteengezet op welke wijze het college zich over rechtmatigheid dient te verantwoorden. Van belang is in ieder geval dat het aspect financiële rechtmatigheid kan worden uitgesplitst in negen criteria. Zes criteria worden afgedekt door het getrouwheidsaspect (oordeel externe accountant). De overige drie criteria komen terug in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In de rechtmatigheidsverantwoording (zie § 6.8) licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd binnen de door de raad gestelde verantwoordingsgrens. De verantwoordingsgrens is 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en bedraagt € 7.872.000. In de paragraaf bedrijfsvoering geeft het college een toelichting op alle afwijkingen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden. De rapportagegrens is door de raad vastgesteld op 5% van de verantwoordingsgrens en bedraagt € 394.000.
Begrotingscriterium
Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota 2023 van de commissie BBV en de notitie rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen en/of onderschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad. Het binnen de organisatie aanwezige systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten en investeringsbudgetten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen en/of onderschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen.
In het boekjaar 2023 zijn de volgende begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd ten opzichte van de gewijzigde begroting:
In 2023 bedragen de overschrijdingen van lasten op programmaniveau in totaal € 1.075.000. Dit betreffen de overschrijdingen van de lasten voor de programma’s 1, 5 en 7. In de toelichting op de staat van baten en lasten en in het jaarverslag (programma’s) is door het college een analyse van de afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijzigingen opgenomen.
Verder bedragen de niet-tijdig gemelde onderschrijdingen van lasten en over- en onderschrijdingen van baten in totaal € 4.511.000. Dit heeft betrekking op twee onderschrijdingen van lasten in programma 3 van in totaal € 3.637.000. Dit heeft te maken met het ontbreken van een tijdige analyse van de (tussentijdse) besteding van lasten van projecten als gevolg van ziekte van een medewerker. Bij deze projecten is sprake van vertraging, waardoor ze later worden opgeleverd. De gereserveerde budgetten schuiven daardoor ook in de tijd mee. Daarnaast heeft dit betrekking op een overschrijding van baten in programma 8 van in totaal € 874.000. Dit heeft te maken met hoger dan verwachte parkeeropbrengsten.
Om dergelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen zullen de budgetgesprekken tussen budgethouders en financieel adviseurs zich nog scherper richten op vroegtijdige signalering en verantwoording van (geprognosticeerde) begrotingsafwijkingen.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De eisen zijn afkomstig uit externe wet- en regelgeving, raadsbesluiten en verordeningen.
Uit de controle op het naleven van de EU-aanbestedingsregels zijn opdrachten aan twee leveranciers geïdentificeerd die voor een deel onrechtmatig waren voor een bedrag van in totaal € 789.000. De opdrachten aan één leverancier met een waarde van € 545.000 overschrijden de rapportagegrens. Het betreffen onderhandse gunningen die aanvankelijk vanwege de raming van het bedrag en spoed legitiem waren, maar later alsnog aanbesteed hadden moeten worden.
Er zijn drie maatregelen getroffen om dergelijke onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen:
Een aanpassing in het inkoopproces. Waar eerst alleen een bedrag voor de raming opgegeven diende te worden, wordt in de toekomst gevraagd dit bedrag expliciet te onderbouwen.
Door het halfjaarlijks uitvoeren van de spendanalyse wordt eerder gesignaleerd dat de aanbestedingsdrempel mogelijk wordt overschreden en kan eerder ingegrepen worden.
Door het organiseren van cursussen wordt de inkoopvolwassenheid van de gehele organisatie vergroot.
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. In de organisatie zijn maatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en op te sporen. Er zijn in 2023 geen rechtmatigheidsafwijkingen boven de rapportagegrens geconstateerd.
Conclusie
Het totaal aan geconstateerde afwijkingen bedraagt € 6.375.000 en blijft daarmee onder de door de raad gestelde grens van 2% zijnde afgerond € 7.872.000, daarom zijn er geen onrechtmatigheden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.